Rimborso spese tirocinio: quali ti spettano davvero, e come si chiedono
Rimborso spese tirocinio: trasporto, pasti, materiali. Cosa deve darti l'azienda per legge, cosa dipende dalla convenzione, e come si chiede prima di iniziare.
Sono tre mesi che vai in tirocinio in treno, o con la tua macchina, o mangi un panino fuori tutti i giorni perché la mensa aziendale non c'è. A fine mese fai due conti e ti accorgi che fra biglietti, benzina e pranzi te ne sono andati anche cento euro, e nessuno in azienda te ne ha mai parlato. Ti spettano indietro? Dipende da tre cose che quasi nessuno ti spiega prima di firmare, e che valgono la pena di essere chiare prima di iniziare, non a tirocinio finito.
Indennità e rimborso spese non sono la stessa cosa
Sono due voci diverse, e confonderle ti fa perdere soldi. L'indennità è quello che ti devono per il tempo che passi in azienda: nell'extracurriculare c'è una soglia minima fissata da ogni regione (ne parlo con le cifre in tirocinio retribuito: quanto ti devono davvero). Il rimborso spese, invece, copre i soldi che tiri fuori di tasca tua per andare a fare quel tirocinio — trasporto, a volte pasti, a volte materiali — e segue regole sue, quasi sempre scritte nella convenzione fra l'azienda e il tuo ateneo, non nella legge nazionale.
La differenza conta perché un'azienda può essere in regola con l'indennità e allo stesso tempo non rimborsarti un euro di benzina, ed essere comunque nel giusto — se nessun documento la obbliga a farlo. Per questo la prima cosa da fare non è guardare la busta paga a fine mese: è andare a leggere cosa dice la convenzione di tirocinio e il progetto formativo prima ancora di iniziare.
Curricolare: quasi mai un obbligo, ma vale la pena chiederlo lo stesso
Se il tirocinio è dentro il tuo piano di studi, la legge non obbliga nessuno a darti né indennità né rimborso spese — lo spiego meglio in stage o tirocinio? la differenza che conta più del nome. Sul rimborso spese, in più, spesso non decide nemmeno l'ateneo: decide l'azienda, come prassi propria o come parte degli accordi che ha con altri tirocinanti prima di te.
Questo non vuol dire che non valga la pena chiedere. Molte aziende — soprattutto quelle abituate a ospitare tirocinanti tutti gli anni — hanno già una prassi interna: buoni pasto, un abbonamento ai mezzi, un rimborso chilometrico se usi l'auto. Ma se non la chiedi prima di firmare il progetto formativo, dopo diventa quasi impossibile ottenerla: a quel punto stai chiedendo un favore, non applicando un accordo.
Extracurriculare: leggi la convenzione prima di fare i conti in testa
Qui la situazione si complica in un punto preciso, ed è quello su cui si inciampa di più: le linee guida nazionali del 2017 dicono che l'indennità minima regionale può essere corrisposta anche attraverso buoni pasto o rimborso delle spese di trasporto, non necessariamente tutta in denaro. Significa che se la tua regione fissa un minimo di 400 € al mese e l'azienda ti dà 350 € più buoni pasto per 50 €, sta rispettando la soglia — non ti deve altri 50 € di rimborso trasporto sopra quella cifra, a meno che la convenzione specifica non dica il contrario.
Per questo non puoi dare per scontato che un rimborso spese sia sempre un extra rispetto all'indennità: a volte lo è, a volte ci è già dentro. L'unico modo per saperlo con certezza è leggere la convenzione fra l'ente promotore (di solito l'università, a volte un centro per l'impiego) e l'azienda ospitante — è un documento che hai diritto a vedere, e se non te l'hanno mostrato puoi chiederlo al tutor universitario prima ancora che a quello aziendale.
Le spese che si rimborsano davvero
Non tutte le spese hanno lo stesso trattamento. Questa è la mappa di quelle che tornano più spesso, e come si dimostrano:
| Spesa | Come si documenta | Chi decide se te la deve |
|---|---|---|
| Mezzi pubblici (abbonamento, biglietti) | Ricevute o abbonamento nominale | Convenzione, o prassi aziendale |
| Auto propria (rimborso chilometrico) | Foglio firmato con km percorsi, tariffa ACI | Quasi sempre solo se scritto in convenzione |
| Pasti (buoni pasto o mensa) | Automatico se previsto, altrimenti niente | Contratto/convenzione, mai un obbligo di legge per il tirocinio |
| Materiali e dispositivi richiesti dall'azienda | Scontrino o fattura intestata | L'azienda, se te li ha chiesti lei |
La riga più importante è l'ultima: se l'azienda ti chiede di comprarti qualcosa per fare il tirocinio — un software, un abbigliamento specifico, un dispositivo — quello non è mai a carico tuo di regola, anche se nessuno te l'ha scritto da nessuna parte. È lei che ti ha messo quella condizione, quindi è lei che deve coprirla o fornirtela direttamente. Se te la fanno pagare, è un campanello d'allarme sul resto del tirocinio, non solo su quella spesa.
Come si chiede, senza sembrare quello che si lamenta
Due modi in cui un rimborso viene dato, ed è bene sapere quale useranno con te prima di iniziare a tenere scontrini a caso:
A piè di lista. Tieni ogni ricevuta — biglietto del treno, scontrino del pranzo, foglio dei chilometri — e a fine mese la porti in amministrazione. È il metodo più preciso, ma se non hai lo scontrino, quella spesa sparisce: tienili tutti, anche quelli piccoli, in una busta o in una cartella sul telefono.
Forfettario. Ti danno una cifra fissa al mese, indipendentemente da quanto hai speso davvero — tipico per il trasporto quando fai sempre lo stesso tragitto. Qui non serve documentare ogni spesa, ma conviene fare due conti prima di accettare: se il forfait è più basso di quello che spendi davvero, un tirocinio che sembrava neutro ti sta facendo lavorare in perdita.
In entrambi i casi, la domanda giusta da fare prima di firmare è semplice: "le spese di trasporto e pasto sono rimborsate, e come?" Fatta a voce, in colloquio, non sembra una lamentela: sembra quello che è, una persona che vuole sapere con cosa ha a che fare prima di impegnarsi tre o sei mesi.
La storia con cui ho imparato quanto pesano le spese non dette
Un'estate a Modena facevo sondaggi ai piloti che ricaricavano al supercharger Tesla — Tesla non poteva tracciare da sola i loro spostamenti, quindi serviva una persona fisica a chiedere da dove venivano e dove andavano. Il lavoro in sé andava bene. Il problema è arrivato dal caldo: ho tenuto l'aria condizionata accesa in macchina, a motore acceso, per non morire di caldo fra un pilota e l'altro. A fine giornata avevo bruciato un pieno intero — tra andata, ritorno e aria condizionata, il guadagno netto di quella giornata era zero. Nessuno mi aveva parlato di un rimborso benzina, e io non l'avevo chiesto prima di partire perché non avevo ancora imparato a farlo.
Non era un tirocinio, era un lavoretto pagato a giornata, ma il meccanismo è identico: se non sai in anticipo cosa ti rimborsano, stai facendo un calcolo a metà. La paga lorda che ti dicono al colloquio non è quella che ti resta in tasca — è quella meno quello che ci hai messo tu per arrivarci.
La cosa da fare domani
Prima di firmare o, se sei già dentro un tirocinio, prima della prossima settimana: cerca la convenzione di tirocinio (te la deve mostrare l'ufficio tirocini del tuo ateneo, o il tutor universitario) e leggi la voce "rimborso spese" o "indennità". Se non c'è scritto niente su trasporto e pasti, manda una mail — non un messaggio a voce che si perde — al tutor aziendale chiedendo esplicitamente come funziona, e tieni quella mail: è la prova che l'hai chiesto per tempo, non a cose fatte.
Se vuoi il conto completo di quanto ti serve al mese per reggere fra affitto, cibo e imprevisti, con o senza rimborsi, parto da lì in quanto ti serve davvero al mese per mantenerti mentre studi.
La guida completa su come si legge una convenzione di tirocinio riga per riga è dentro l'area gratuita: entri con la mail, niente password, niente carta. La trovi su studentelavoratore.com/entra.
Hai una domanda su questa cosa? Scrivimi in DM, rispondo io. Link: https://ig.me/m/ale.towro